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Le Procès-verbal de l’assemblée et les contestations

Le procès-verbal

Le procès-verbal (Art 17 du décret) est obligatoire, les textes ne précisent pas qui doit l’établir mais en principe il est rédigé par le secrétaire suivant les indications du président de séance. Il fait l’objet du 4° de la 4° recommandation de la Commission Relative à la Copropriété.

 

Il comporte sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour :

  • le texte de chaque délibération adoptée
  • le résultat de chaque vote adoption ou non de la résolution (majorité requise, nombre total des voix de la copropriété, nombre de voies contre et nombre d’abstentions) (Cass. 3ème Civ. 3 juin 1998 n° 96-22250). Le nombre de voix pour peu se calculer par différence entre le nombre total des voix de l’assemblée et le total des voix qui se sont déclarés contre, non votant ou abstentionniste. (3° civ 11mai 2000, n° 98-17029)
  • le nom des copropriétaires opposants et leur nombre de voix (voté contre)
  • le nom des copropriétaires n’ayant pas pris part au vote ou s’étant abstenus et leur nombre de voix (abstention).

 

La Cour d’appel de Paris a dans un arrêt du 11 septembre 1992 décidé que la nullité de la délibération était encourue s’il n’était mentionné que les votes pour.

 

Le PV ne doit comporter, en plus des résolutions votées, que les réserves portant sur la régularité des délibérations. Il s’agit uniquement des réserves, sur la régularité du vote, formulées par les opposants ou abstentionnistes.

En effet le procès-verbal n’est pas un compte rendu in extenso des débats et ne doit pas comporter les observations et réserves d’ordre général, ni les explications de vote, formulées par un ou plusieurs copropriétaires. Un copropriétaire ne peut par exemple demander l’annexion au procès-verbal des réserves exprimées par lui sur les comptes du syndic.

 

Le PV doit être rédigé et signé par le président et les membres du bureau avant la fin de la séance. L’omission des signatures des membres du bureau n’entraîne pas la nullité des décisions

 

Les procès-verbaux sont inscrits à la suite les uns des autres sur un registre spécial., ils font foi jusqu’à preuve contraire (Cass. Civ. 3ème Ch. 8 février 1995 N° 93-14824).

  

La notification du procès-verbal

La notification des procès-verbaux aux copropriétaires défaillants ou opposants doit être faite par lettre recommandée AR dans le délai de 2 mois de la date de l’assemblée (Art 42 de la loi) et éventuellement par lettre simple aux autres copropriétaires.

 

Selon l’article 42-1 de la loi : « Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique. »

 

Le Décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 ( NOR: JUSC1513225D) est venu préciser les procédures applicables pour ces notifications électroniques en modifiant l’article 32, 64 et 65 et en créant les articles 64-1 à 64-4  du décret 67223 du 17 mars 1967

 

Contrairement à une idée largement répandue, Il résulte de la combinaison des deux articles 42, al 2 de la loi et 18 du décret, que le syndic doit notifier aux seuls opposants ou défaillants, non pas la totalité du procès-verbal mais les décisions de l’assemblée, cette interprétation littérale des textes a été confirmée par une réponse ministérielle déjà ancienne (N° 31004/ JOAN Q 21 juillet 1980, p. 3121) et par la jurisprudence.

 

La jurisprudence considère aussi que la notification n’a qu’une finalité limitée ; elle n’a pour but, que de faire courir le délai imparti pour exercer l’action en contestation des décisions de l’assemblée.

 

Néanmoins la commission relative à la copropriété a demandé la généralisation de la notification du procès-verbal en lettre simple aux autres copropriétaires que les défaillants et opposants (4e Recommandation)

 

Le règlement de copropriété peut comporter des stipulations valides concernant la diffusion du procès-verbal de l’assemblée si celles-ci sont complémentaires aux dispositions des articles 42 al 2 de la loi et 18 du décret.

L’assemblée peut décider que tous les copropriétaires ne se trouvant pas dans le champ d’application des articles 42 al 2 de la loi et 18 du décret recevront copie du procès-verbal de l’assemblée en lettre simple dans le délai de 2 mois du jour de la tenue de l’assemblée.

 

Rectification d’erreur matérielle

Ni la loi ni le décret n’ont précisé la procédure à suivre pour rectifier une erreur matérielle dans un procès-verbal d’assemblée générale. C’est la jurisprudence qui a défini le mode opératoire à suivre : le copropriétaire qui constate l’erreur doit demander au bureau de l’assemblée générale d’opérer un rectificatif. Si le bureau refuse, le copropriétaire peut engager devant le tribunal de grande instance une action, dite en rectification du procès-verbal (Cour d’appel de Paris, 23e ch. B, 10 janvier 2002,

 

La cour d’appel de Paris a confirmé cette jurisprudence en la complétant par un arrêt condamnant implicitement le recours à une nouvelle assemblée pour procéder à un nouveau vote sur la décision litigieuse Cour d’appel de Paris, 23e ch. B, 3 juillet 2003,

 Mais attention devant le juge vous devrez prouver l'erreur. Donc avant de vous lancer dans une procédure recueillez un maximum d'attestations de témoignage d'autres copropriétaires présents à l'assemblée et si possible celle du président de l'assemblée et celles des assesseurs.

 

Obtenir la copie du procès-verbal et de ses annexes

Il faut adresser une demande au syndic. Cette copie peut être payante.

 

En effet comme il résulte de l'article 33 du décret 67- 557 du 17 mars 1967 le syndic "détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes…. Il délivre des copies ou extraits, qu’il certifie conformes, des procès-verbaux des assemblées générales et des annexes."

 

La cour de cassation (3° ch. Civ. du 04/01/1996, n° 94-12167 publié au bulletin) a rappelé que « La feuille de présence est une pièce annexe du procès-verbal d’assemblée générale, avec lequel elle se trouve conservée dans le registre des procès-verbaux dont la tenue est obligatoire et dont le syndic est le détenteur légal. Le syndic doit donc, conformément aux dispositions de l’article 33 du décret du 17 mars 1967, en délivrer copie ou extrait certifié conforme à tout copropriétaire qui en fait la demande. »

 

Et plus récemment (3° ch. Civ. du 28/02/2006  n° 05-12992) a décidé dans le même sens que « Le syndic est tenu de délivrer des copies ou des extraits, certifiés conformes, du procès-verbal de l’assemblée générale avec ses annexes »

Mais cette communication n’est pas obligatoirement gratuite, le syndic peut demander au moins les frais de reprographie et d’affranchissement, voir le contrat du syndic.

 

 

Contestation de l’assemblée ou d’une décision :

 

Irrégularité de la convocation

Tout copropriétaire non convoqué ou irrégulièrement convoqué peut demander la nullité de l’assemblée pendant 10 ans de la date de l’assemblée mais si le procès-verbal de l’assemblée lui est notifié par le syndic il ne dispose plus que du délai de 2 mois de cette notification, prévu par le 2° al de l’article 42 de la loi 65-557 du 10 juillet 1965.

 

En effet dans un arrêt de la 3e chambre civile de la Cour de cassation (12 octobre 2005. N° 04-14.602) celle-ci a décidé que « Même fondées sur une absence de convocation ou sur une convocation irrégulière, les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales, doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions, qui leur est faite à la diligence du syndic dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale. »

 

Cette possibilité d’action en nullité n’est pas ouverte aux copropriétaires régulièrement convoqués comme il ressort de l’arrêt du 14 novembre 2007 de la Cour de cassation, (C. cass. 3° Civ du 14/11/2007 n° 06-16392 ; Bulletin 2007, III, N° 210) rendu en formation plénière de chambre « un copropriétaire régulièrement convoqué ne pouvait poursuivre l’annulation d’une assemblée générale en invoquant l’irrégularité de la convocation d’un autre copropriétaire. »

 

Contestation d’une décision

Toute contestation d’une décision d’assemblée n’est possible qu’aux copropriétaires opposants ou défaillants (ayant voté contre la décision ayant obtenu la majorité ou absents et non représentés). Elle doit être introduite par assignation devant le Tribunal de Grande Instance (TGI), signifiée au syndicat dans le délai préfixe de 2 mois de la notification du procès-verbal. (Article 42 de la loi)

 

Devant le TGI la représentation par un avocat est obligatoire, c’est une procédure plus longue que devant le juge de proximité ou le juge d’instance et qui a un coût important du fait de recourir à un avocat.

 

Les courriers simples ou en recommandés AR adressés au syndic ne sont d’aucun effet sur ce délai.

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